Eerlijk zullen we alles .... Delen!

Eenvoudig dossiers en checklisten delen met de nieuwste versie van Digitale Checklisten.

De optie Delen in het menu van een dossier.

De digitale wereld verandert niet alleen de manier waarop we ons eigen werk doen, maar ook de wijze waarop we samenwerken en informatie delen. De print-knop verdwijnt langzaam maar zeker uit het zicht en de vervanger heet Deel, Vind ik leuk, +1 of Lees later. Vooral de mogelijkheden om informatie digitaal te delen groeien snel. De nieuwste release van Digitale Checklisten is een mooi voorbeeld van deze veranderingen. Met het delen van dossiers en checklisten toont de maker van compliance software aan welke richting het digitaal samenwerken op gaat.

Digitaal 2017

Voor een aanzienlijk deel van de klanten van Digitale Checklisten geldt dat zij in 2017 volledig digitaal toegankelijk zijn. Geen brieven op de post maar een digitaal dossier. Algemeen directeur Lucas Oost Lievense vertelt waarom Digitale Checklisten vooruit loopt op deze digitalisering van de overheid. 'Onze gebruikers krijgen steeds meer mogelijkheden en we willen hen tijdig laten ervaren hoe je digitaal dossiers en checklisten kan delen. Om dat te realiseren werkte Digitale Checklisten de afgelopen maanden hard aan een nieuwe functionaliteit onder het motto: 'Eerlijk zullen we alles... Delen!'.

Deel dossiers, zaken en checklisten

Hoe maak je het delen van dossiers en checklisten voor iedereen bruikbaar wanneer iedere klant met eigen dossiertypes en checklisten werkt? We vroegen het aan projectleider Victor Gras. 'Bij het ontwikkelen van de functionaliteit stond de gebruiksvriendelijkheid voorop. Het is technisch een vrij complexe functionaliteit met heel veel mogelijkheden. Het laatste wat je wilt is dat er zoveel opties zichtbaar zijn dat een gebruiker niet meer weet wat te doen', aldus de software ontwikkelaar.
'Na een paar prototypes kozen we voor een simpel overzicht met 3 keuzes voor de te delen informatie, namelijk lezen, schrijven of niet zichtbaar', vertelt Gras. De deler bepaalt volgens Gras zelf welke rechten hij geeft en kan deze op ieder moment aanpassen of intrekken.

Tabel voor het instellen van de rechten van een gedeeld dossier.

Mogelijkheden van delen

Een belangrijk onderdeel van het delen van digitale informatie is de beveiliging. We vroegen de CTO van Digitale Checklisten, Johnny Eradus, hoe zijn team dit oppakte. 'De mogelijkheid om informatie met iemand te delen die normaal geen toegang heeft tot die data vraagt om extra aandacht voor de informatiebeveiliging. Onze gebruiker is een professional die Digitale Checklisten gebruikt voor complexe onderwerpen als audits, controle van wetgeving of het invullen van documenten zoals overeenkomsten en offertes. Je wilt voorkomen dat de gebruiker door een verkeerde instelling per ongeluk te veel informatie deelt. Daarom beperkten we de standaard rechten bij het delen van de data tot het hoogst noodzakelijke. Alleen wanneer de gebruiker daar zelf voor kiest geeft hij meer lees en schrijfrechten aan een uitgenodigde persoon.'

Pilot met omgevingsdienst Brabant Noord

Digitale Checklisten test een nieuwe functionaliteit eerst grondig volgens vaste protocollen voordat gebruikers de mogelijkheden tot hun beschikking krijgen. Voor het delen van dossiers en checklisten gaat Digitale Checklisten een stap verder. Samen met een van de keyusers van Digitale Checklisten, de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN), ondergaat de functionaliteit in een pilot een uitgebreide praktijktoets. 'We ontwikkelden deze functionaliteit in samenwerking met de ODBN.' vertelt directeur Lucas Oost Lievense. 'In de pilot bekijken we hoe mensen de nieuwe functionaliteit ontvangen en gebruiken', aldus Oost Lievense.

'Digitaal werken is niet alleen een verandering voor onze inspecteurs maar ook voor de bedrijven die we controleren', geeft projectleider Patrick Swinkels van ODBN aan. 'In plaats van de brief die ze van ons kennen krijgen ze straks een bericht per mail met een link naar het dossier en de mogelijkheid om zelf informatie toe te voegen.'
Dat bedrijven zelf digitaal kunnen aangeven dat een overtreding is opgelost is zeker een mooie en praktische verbetering en stelt bedrijven in staat hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Swinkels verwacht op deze manier de samenwerking en informatie-uitwisseling met handhavingspartners en opdrachtgevers te kunnen verbeteren.

Doorontwikkeling

Natuurlijk levert een pilot ook de nodige feedback op. We vroegen Lucas Oost Lievense wat Digitale Checklisten met feedback vanuit de pilot gaat doen. 'We verwachten de nodige positieve reacties en zeker ook veel aanvullende ideeën en wensen. Die nemen we mee in de doorontwikkeling van de functionaliteit', aldus Oost Lievense. Hij licht alvast een tipje van de sluier op. 'In plaats van een gedigitaliseerde brief denken wij in de toekomst aan een digitaal ondertekende uitnodiging'.

Voorbeeld van een digitaal ondertekende checklist.

Introductie van Delen

De introductie van het delen van checklisten verloopt bij Digitale Checklisten, hoe kan het ook anders, volgens een vast proces. 'Nadat we bepalen welke nieuwe functionaliteit we ontwikkelen en hoe deze eruit komt te zien werken we een projectplan uit', vertelt Oost Lievense. 'Tijdens de ontwikkeling spreken we regelmatig met gebruikers om te kijken of de functionaliteit aansluit bij hun wensen en ideeën. Na het bouwen van de functionaliteit komt deze op de testserver en testen wij de functionaliteit met automatische en handmatige tests. Vervolgens maken we een opzet voor de handleiding en How to video's. Daarna stellen we alle beheerders van onze klanten op de hoogte zodat zij alvast kennis nemen van de nieuwe functionaliteit. Pas dan komt de nieuwe feature beschikbaar voor alle gebruikers', sluit Oost Lievense af.

How to video over het delen van een dossier.