Nieuwe functionaliteiten Digitale Checklisten (DC 3.0)

Digitale Checklisten krijgt in versie DC 3.0 een volledig nieuw design. De verwachte releasedatum is 30 september aanstaande. Vanaf die dag werken alle gebruikers van Digitale Checklisten in de nieuwe versie. Genoeg tijd om alvast aan het nieuwe design en de vernieuwde functionaliteiten te wennen. Dit artikel zet alle veranderingen op een rijtje.

Nieuw design

Het uiterlijk van Digitale Checklisten ondergaat in DC 3.0 een metamorfose. Het nieuwe ontwerp van webdesigner Oliver Lukman benadrukt de samenhang tussen dossiers en checklisten en het geheel oogt gebruiksvriendelijk en rustig. De knoppen zijn duidelijk vormgegeven en de weergave van dossiers, checklisten en checklistvragen is zeer overzichtelijk.

Overzicht checklisten in dossier

Het overzicht van checklisten in een dossier laat van iedere checklist zien of er overtredingen openstaan. Het opvragen van een controlerapport of de teksten van de overtredingen kan in de nieuwe release direct vanuit het dossier.

Weergave checklisten onder een dossier met het exportmenu.

Tabbladen checklistvraag

De tabbladen Opmerking, Actie, Afbeelding, Tekst, Toelichting en Commentaar bij checklistvragen staan onder een informatie scherm. Door deze kleine aanpassing zijn meerdere vragen zichtbaar en heeft de gebruikers meer overzicht.

Voorbeeld van een checklistvraag met de tabbladen onder de informatie button.

Responsive design

Het nieuwe design is volledig responsive waardoor Digitale Checklisten op iedere schermgrootte automatisch de beste weergave geeft. Zo is het navigatie-menu van een checklist op kleinere schermen niet standaard zichtbaar. Met een druk op de knop komt het menu te voorschijn. Het doorlopen van het menu - scrollen - is onafhankelijk ten opzichte van de checklistvragen.

Voorbeeld van de responsive weergave op een tablet en op een smartphone.

Nieuwe functionaliteiten dossiers

De nieuwe versie van Digitale Checklisten integreert de dossiers volledig in de applicatie en voegt een aantal extra functionaliteiten aan dossiers toe.

Publiek rapport

Een public report van een dossier geeft een unieke link naar een overzichtspagina met de overtredingen, opmerkingen en foto's van de checklisten uit het dossier. De overzichtspagina is toegankelijk voor de persoon die de link per mail ontvangt. Deze persoon kan openstaande overtredingen bekijken en de gemaakte opmerkingen lezen. Deze nieuwe functionaliteit maakt het heel eenvoudig om een derde toegang te geven tot de meest relevante informatie.

Een voorbeeld van een publiek rapport van een dossier.

Aanmaken checklist in dossier

Het aanmaken van een nieuwe checklist in een dossier geeft direct een lijst met alle checklisten van een gebruiker. Het zoekscherm bovenaan de pagina zoekt in de lijst met toe te voegen checklisten. Vooral bij gebruikers die veel verschillende checklisten gebruiken is de zoekfunctie erg handig.

Een voorbeeld van het zoeken en aanmaken van een nieuwe checklist.

Documenten toevoegen aan een dossier

In de nieuwe versie voeg je eenvoudig meerdere documenten tegelijk toe aan een dossier. Het toevoegen kan door via 'Bestand toevoegen' een of meerdere bestanden te selecteren en op 'toevoegen' te klikken of door documenten uit een map naar het grijze vlak te slepen - het zogenaamde drag and drop.

Voeg documenten toe door deze naar het grijze vlak te slepen (drag and drop).

Nieuwe functionaliteiten checklist

Naast de vernieuwde layout met een betere schermweergave op tablets en smartphones zorgen 2 nieuwe functionaliteiten in de checklist voor een veel gebruiksvriendelijker applicatie. Links in teksten bij een checklistvraag onder de tabbladen Tekst, Toelichting en Commentaar openen op een nieuwe pagina. Zo blijf je altijd in de checklist wanneer je achtergrond informatie bekijkt. 

De belangrijkste wijziging in de checklisten is het toevoegen van een nieuwe categorie checklistvragen aan een checklist. De lijst met toe te voegen categorieën opent boven de checklistvragen waardoor er meer overzicht is in de lijst. Zoek de gewenste categorie door een trefwoord in de zoekbalk boven de lijst te typen. De lijst toont tijdens het typen alle overeenkomende resultaten. Klik op een categorie om deze aan de checklist toe te voegen.

Zoeken naar een nieuwe categorie vragen in een checklist.

Nieuwe functionaliteiten dashboard

Het dashboard van Digitale Checklisten is een van de zogenaamde key-features - lees: iets waarvan gebruikers heel enthousiast worden. Het dashboard geeft gebruikers, team- en projectleiders en managers direct inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden.

De nieuwe release bevat een volledig nieuwe versie van het dashboard. Het dashboard biedt veel nieuwe filters om eenvoudig bepaalde informatie op te vragen. Op basis van geselecteerde periodes of checklisten kan je nu ook 'doordrillen' in de gefilterde informatie. Daarmee maak je nog eenvoudiger kwartaalrapportages en risico-analyses.

De informatie is zichtbaar in verschillende soorten diagrammen, op een kaart en in overzichtelijke lijsten per persoon, type checklist en categorie. Met een druk op de knop download je de geselecteerde informatie in een exceldocument.

Dashboard filters

Gekozen filters staan boven aan het dashboard en de filters blijven actief bij het openen van een andere dashboard pagina. Selecteer een periode en het dashboard toont direct het totaal aantal uitgevoerde inspecties en de geconstateerde gebreken, de locaties van de gebreken en een overzicht van het aantal gebreken per categorie, persoon en prioriteit. 

Voorbeeld van het filter in het dashboard.

Datum selectie

Selecteer eenvoudig de gewenste begin- en einddatum via een popup-kalender.

Voorbeeld van de datumselectie in het dashboard.

Staafdiagram

Het dashboard toont het aantal checklisten en antwoorden nu ook in een staafdiagram.

Een staafdiagram toont van de geselecteerde periode het aantal checklisten of antwoorden per maand. 

Overzicht geselecteerde checklisten

Onderaan de dashboardpagina's is een lijst zichtbaar van de checklisten van de gekozen filters. De lijst heeft een aantal extra filters. Bepaal zelf of de lijst in alfabetische volgorde staat op naam van de checklisten of op datum in aflopende volgorde - laatste checklist bovenaan.

Per checklist geeft de lijst aan hoeveel overtredingen en opmerkingen iedere checklist bevat. Met de filters opmerkingen en foto's van de gekozen checklisten analyseer je van iedere checklist snel de inhoud zonder checklisten individueel te openen.

Overzicht locaties

Naast de kaart met alle geselecteerde checklisten heeft het dashboard nu ook een overzichtspagina met alle locaties van een selectie. Het locatie-overzicht heeft filters voor de plaats, postcodegebied en adres.

Voorbeeld van locatie van de dashboard selectie per plaats, postcode gebied en adres.

Markers op de kaart

De kaart met geselecteerde checklisten geeft de locaties weer door middel een blauwe of een rode marker. Blauwe markers geven een locatie aan zonder overtredingen. Rode markers geven een locatie aan met overtredingen. Het dashboard bepaalt de kleur op basis van overtredingen in de geselecteerde periode.

Voorbeeld van de kaart in het dashboard. Een rode marker geeft een of meer overtredingen weer.

Toon aantal checklisten of antwoorden

Het dashboard toont zowel het aantal checklisten als het aantal antwoorden of constateringen binnen de geselecteerde data. Deze functionaliteit geeft veel inzicht in de hoeveelheid verricht werk.

Toon de selectie in het dashboard op basis van het aantal checklisten, antwoorden of constateringen.

Filter op prioriteit, datum en waardeveld

Om eenvoudig een risico-analyse te maken filtert het dashboard ook op prioriteiten en waarde- en datumvelden. Selecteer direct alle antwoorden Nee en de hoogste prioriteiten en je hebt ziet direct alle gebreken binnen de grootste risico-categorieën.

Het dashboard geeft inzicht in de prioriteit van vragen en de informatie uit de waarde- en datumvelden.

Download geselecteerde data

Van iedere selectie is de data meteen uit het dashboard te downloaden in een excelbestand.

Download geselecteerde informatie in excel.

Handleidingen

Om gebruikers nog beter te ondersteunen heeft Digitale Checklisten How to-video's gemaakt van alle functionaliteiten. De korte instructiefilmpjes staan op de videokanalen van Digitale Checklisten op YouTube en Vimeo. De filmpjes duren gemiddeld rond de 60 seconden en tonen beeld voor beeld welke stappen een gebruiker moet zetten om bijvoorbeeld een document aan een dossier toe te voegen. Een voice-over legt de stappen uit. Onder iedere filmpje staan de stappen uitgeschreven.

Op het videokanaal Handleiding voor gebruikers staan korte instructiefilmpjes voor gebruikers.